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Führung und Kommunikation

Information zum Unternehmen:

Das Unternehmen ist ein Autohändler mit Werkstätte und beschäftigt aktuell 21 Mitarbeiter.

 

Ausgangssituation:

Das Unternehmen ist sehr erfolgreich und zeichnet sich durch eine sehr hohe Kundenorientierung und Servicefreundlichkeit aus. Intern ist das Betriebsklima sehr kollegial und Mitarbeiterfreundlich. Das Unternehmen ist klar strukturiert und die Aufgabenbereiche eindeutig zugeordnet. Dennoch kommt es immer wieder vor, dass Aufträge nur mit extremen Aufwand und Stress bewältigt werden. Die Geschäftsführung sieht den Grund dafür in der Führung der Werkstätte.

 

Zielsetzung:

Im Zuge eines Impuls-Workshops wurden Mitlieder der Geschäftsleitung, der Werkstattleiter und der Kundendienstberater interviewt. Dabei wurden neben dem Thema „Führung“ auch das Thema „Kommunikation“ als Schlüsselfaktoren identifiziert.

In einem gemeinsamen Workshop wurden folgende Zielfragen bearbeitet:

1.      Wie können wir die Aufträge (=Kundenwünsche) mit weniger Stress bewältigen und unsere Kapazitäten besser nützen?

2.      Wie können wir die Kommunikation im Unternehmen verbessern?

 

In dem sehr konstruktiven Workshop wurden jene Punkte klar angesprochen, die zu dem erwähnten Stress führen. Sehr Hilfreich war ein Besuch des Workshop Teams Vor Ort in der Werkstätte! Hier wurde deutlich, dass im Laufe der Jahre bewährte Abläufe und Führungsinstrumente nicht mehr angewendet wurden. Das führte dazu, dass der Werkstattleiter zu oft selbst mit Aufträgen beschäftigt war, seine Mitarbeiter nicht effizient einsetzte und zu wenig Zeit für Hilfestellung und Kontrolle hatte.

Im Bereich der Kommunikation wurde festgestellt, dass die regelmäßigen Meetings der Führungskräfte nicht mehr stattfanden und somit das gegenseitige Feedback fehlte.

Auch mit den Mitarbeitern wurde zu wenig gesprochen.

 

Umsetzung:

Im Zuge des Workshops wurden Maßnahmen beschlossen, die eine Verbesserung bewirken sollen. Da gerade eine „Auftragswelle“ vor der Tür stand – es war Herbst und die Reifenwechselzeit bedingt einen erhöhten Arbeitsbedarf bei den Autofirmen – wurde auf eine rasche Umsetzung der Maßnahmen Wert gelegt.

Es gab nach dem Workshop gleich eine Ansprache durch den Geschäftsführer und die Führungskräfte an die Mitarbeiter, dass mit einem erhöhten Arbeitsaufwand zu rechnen ist und die Mitarbeiter gebeten werden sich darauf einzustellen und ihren Beitrag zu leisten. Diese Ansprache wurde von der Belegschaft sehr gut aufgenommen.

Daher werden in Zukunft zweimal im Jahr, jeweils im Oktober und April VOR dem großen An-sturm (Reifenwechselzeit) diese Ankündigungen gemacht. So werden alle Mitarbeiter mental auf eine erwartete Mehrarbeit eingestimmt.

Es wurde auch erstmals ein 10 tägiger Weihnachtsurlaub für alle Mitarbeiter angekündigt. Dies könnte eine besondere Motivation sein, da ein positiver Ausblick angeboten wird.

 

Zum Thema Führung wurde seitens der Werkstattleitung eine tägliche „Früh- und Abendbesprechung“ mit seinen Mitarbeitern eingeführt. In der Früh werden alle geplanten Aufträge den Mitarbeitern zugeordnet und in einem Planboard gesteckt. Diese Aufträge werden von den Mitarbeitern selbständig abgeholt! Somit weiß jeder Mitarbeiter wie viel Arbeit er an diesem Tag zu bewältigen hat und kann die Zeit besser einteilen. Dadurch hat der Werkstattleiter mehr Zeit für laufende Kontrollen. Vor der Maßnahme hat der Werkstattleiter die Aufträge einzeln den Mitarbeitern übergeben.

 
 

Ergebnisse:

 

Nach einem Monat wurde ein Review durchgeführt und folgende Ergebnisse wurden berichtet:

  • Es wurden im vergangenen Monat ca. 300 Stunden mehr gemacht wie im Monat davor!
  • Es gibt weniger Stress und Diskussionen.
  • Die Mitarbeiter akzeptieren die neuen Regeln.
  • Die Rauchpausen haben sich reduziert.
  • Die Mitarbeiter haben die Gelegenheit sich mental auf Mehrarbeit einzustellen.
  • Der Werkstattleiter sieht seinen neuen Führungsstil positiv.
  • Er hat mehr Überblick.
  • Er delegiert mehr.
  • Er hat mehr Zeit für Kommunikation, Hilfestellung und Kontrolle

Außerdem wurde das 14-tägige Führungskräftemeeting wieder eingeführt!

Die Motivation aufrecht erhalten!

Gerade im Baugewerbe ist der Mitarbeiter neben der harten Arbeit auch dem rauen Klima ausgesetzt. Gegen Ende der Saison fällt die Motivation schon schwer.

Aufgabenstellung: Wie kann das Team über die Zeit am Ende der Saison noch motiviert werden?

Lösung: In sehr offenen Einzelgesprächen wurde die generelle Situation im Unternehmen besprochen und speziell die Motivation am Ende der Saison angesprochen. Aufgrund der sehr konstruktiven Gespräche mit den Mitarbeitern hatte der Geschäftsführer sofort einige Ideen, wie er seiner Mannschaft leichter über die "schwierige Zeit" helfen kann.

 

 

 

Wenn der Chef zum Nadelöhr wird

(Impulsvortrag im Rahmen der Veranstaltungsreihe "Ihr Werkzeug zum Erfolg" der Expertsgroup Wirtschaftstraining und Coaching der WKO)

Anzeichen für einen Engpaß beim Chef zeigen sich einerseits bei der Führungskraft selbst:

> man fühlt sich für alles zuständig.

> man beklagt sich über mangelnde Sebstverantwortung bei den Mitarbeitern.

> man bleibt länger als alle anderen

> man kommt nicht zu seinen "eigentlichen Aufgaben"

 

andererseits spüren auch die Mitarbeiter und die Organisation diesen Engpaß:

> Entscheidungen werden nicht getroffen

> der Chef ist immer öfter unpünktlich

> Termine werden verschoben

> die Fehlerhäufigkeit steigt

 

Wenn diese Anzeichen sichtbar werden ist man als Chef meist schon in einem Teufelskreis gefangen. Professionelle Unterstützung von Andreatta Consulting zeigt Ihnen Wege aus diesem Dilemma.