Gerade in Klein- und Mittelbetrieben werden Entscheidungen für neue Mitarbeiter oft aus dem Bauch heraus getroffen. Dies ist grundsätzlich nicht schlecht. Schließlich ist es wesentlich dass Mitarbeiter und Führungskräfte gut miteinander auskommen.

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass eine Vielzahl der Beschäftigungsverhältnisse nach relativ kurzer Zeit zu Ende gehen, obwohl bei den Bewerbungsgesprächen doch alles so gepasst hat? Welche Gründe gibt es dafür?

Wenn nach einer gewissen Einarbeitungszeit der Alltag einkehrt oder Krisen im Unternehmen zu meistern sind muss jeder seine Leistung bringen. Spätestens dann zeigen sich die wahren Qualitäten des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin. Sind die fachlichen Kompetenzen tatsächlich gegeben? Können die im Bewerbungsgespräch hervorgehobenen Qualifikationen und Erfahrungen auch im neuen Unternehmen umgesetzt werden? Wie sieht es mit der Selbstorganisation aus? Kann sich der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin in das soziale Gefüge des Unternehmens einfügen? Wie kommt er oder sie bei den Kollegen, Kunden, Lieferanten an.

Wenn diese Fragen erst nach der Einstellung gestellt werden ist es oft schon zu spät!

Daher sind eine professionelle Vorbereitung und eine systematische Bewerberauswahl auch für Klein- und Mittelbetriebe lohnenswert. Da Klein- und Mittelbetriebe oft keine eigene Personalabteilung haben, kann Andreatta Consulting sie in den verschiedenen Phasen des Recruiting Prozesses unterstützen.

Folgende Schritte 10 sind die Basis für eine gute und differenzierte Entscheidungsfindung.

1 Stellenbeschreibung

Erstellen Sie vorab für die zu besetzende Stelle eine Stellenbeschreibung, die die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen möglichst vollständig beschreibt. Andreatta Consulting hilft Ihnen bei der Erstellung und Formulierung dieser grundlegenden Arbeit.

2 Anforderungsprofil

Anhand der Stellenbeschreibung ergibt sich das „ideale“ Anforderungsprofil für geeignete Kandidaten. Dieses Sollprofil dient als Maßstab für die Beurteilung von Bewerbern. Andreatta Consulting hat die geeigneten Tools zur Erstellung und Gewichtung der Sollprofile.

3 Stellenausschreibung

Die Stellenausschreibung, sprich die Texte für die Bewerbungsausschreibungen orientieren sich am Anforderungsprofil. Schließlich wollen wir die richtigen Personen für unsere Stelle ansprechen! Andreatta Consulting unterstützt Sie bei der Formulierung der Texte.

4 Sichtung und Bewertung der Bewerbungen

Eine strukturierte Sichtung der Bewerbungen hilft Ihnen sich für die Auswahl von Kandidaten, die für ein Vorstellungsgespräch in Frage kommen, objektiv zu entscheiden. Gemeinsam mit Andreatta Consulting können Sie die Bewerbungen sichten und bewerten.

5 Strukturiertes Bewerbungsgespräch

Nur ein strukturiertes Bewerbungsgespräch mit einem Leitfaden und schriftlichen Notizen während dem Gespräch gewährleistet, dass alle wesentlichen Aspekte besprochen werden und dass auch nach einer Vielzahl von Bewerbungsgesprächen eine Beurteilung im Nachhinein objektiv möglich ist. Andreatta Consulting kann eine Vorauswahl für Sie treffen.

6 Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs und Matching mit Sollprofil

Es ist daher wichtig, alle Bewerbungsgespräche nachzubereiten und die wesentlichen Kriterien mit dem Sollprofil abzugleichen. Hier ist auch wichtig den persönlichen Eindruck den der Kandidat oder die Kandidatin hinterlassen hat zu quantifizieren. Wichtig! Auch Platz für das Bauchgefühl lassen! Auch hier kann Ihnen Andreatta Consulting zur Seite stehen, wenn Ihnen die Beurteilung Schwierigkeiten macht.

7 Auswahl von Favoriten

Anhand des Sollprofils und dem Matching der Kandidaten werden Bewerber gereiht und diejenigen Kandidaten ausgewählt, die für ein weiteres Gespräch geladen werden. Dies sollten maximal 3-4 sein.

8 2. Gespräch mit den Favoriten Klärung offener Punkte

In einem 2. Gespräch werden die Favoriten auf noch offene Punkte angesprochen bzw. Eindrücke aus dem Vorgespräch vertieft und hinterfragt.

9 Nachbereitung und erneute Bewertung

Nach einer erneuten Nachbereitung und Bewertung der zweiten Gespräche sollte eine Entscheidung auf Basis aller Kriterien und dem Bauchgefühl für einen Bewerber möglich sein. Außerdem wird bereits in allen Phasen mit den Kandidaten sehr zielgerichtet gesprochen. Dies ermöglicht auch den Bewerbern einen fundierten Einblick in die Stelle und das Unternehmen zu bekommen und so auch ihrerseits eine Entscheidung zu treffen.

10 Entscheidung

Wenn die Entscheidung getroffen ist, ist dies dem Kandidaten entsprechend wertschätzend und freundlich – am besten persönlich mitzuteilen! Wenn dieser nun auch noch zusagt, ist der Grundstein für ein erfolgreiches Onboarding gelegt. Dies ist der nächste wichtige Schritt für ein gutes und langfristiges Miteinander.

Fast ein Viertel aller neuen Mitarbeiter gehen nach dem ersten Jahr. Was läuft da schief?

Wenn man bedenkt, dass ca. ein Viertel aller neu eingestellten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das Unternehmen im ersten Jahr wieder verlassen, sollte man sich überlegen, nach dem erfolgreichen Recruiting, auch den nächsten Schritt konsequent und professionell anzugehen. Onboarding ist der Prozess, der die Phase von der Einstellung eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin bis zur erfolgreichen Integration im Unternehmen beschreibt. Es zeigt sich, dass Unternehmen mit einem gelungenem Onboarding-Prozess im Vergleich mit Unternehmen ohne strukturiertem Onboarding eine 50 % höhere Mitarbeiterbindung und eine um 54 % höhere Produktivität pro neuem Mitarbeiter haben. Wie beim Einstellungsgespräch zählt auch hier der erste Eindruck! Allerdings derjenige, den das Unternehmen gegenüber dem neuen Mitarbeiter macht! Schließlich hat man sich beim Recruiting bemüht die Besten anzusprechen. Diese gilt es nun zu überzeugen die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Für den Onboardingprozess sollte man 3 Monate ins Auge fassen.

Das Onboarding besteht aus 5 Schritten bis zur erfolgreichen Integration:

1) Vorbereitungen vor dem 1. Arbeitstag

Idealerweise haben sie bereits eine Checkliste für neue Mitarbeiter erstellt anhand derer sie prüfen, ob alle Vorbereitungen für den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin erledigt sind (Arbeitsplatz, IT, Passwörter, Mobiltelefon, Schlüssel,…). Selbstverständlich sollte der Arbeitsvertrag bereits unterzeichnet sein. Wenn nicht, sollte dieser am ersten Tag bereit liegen! Es ist auch wichtig die zukünftige Führungskraft des neuen Mitarbeiters oder den Mentor genau über den neuen Mitarbeiter zu informieren und sich über die Potentiale und Entwicklungsfelder auszutauschen. Bei Mentoren, die dies zum ersten Mal machen, ist es sinnvoll, sie über ihre Rolle und Aufgabe eingehend aufzuklären. Wirtschaftscoaches können hier professionell unterstützen!

2) Der 1. Arbeitstag

Nehmen Sie sich als Führungskraft die Zeit, Ihren neuen Mitarbeiter oder Ihre neue Mitarbeiterin am ersten Tag persönlich willkommen zu heißen, ihm /ihr in einem Rundgang durch die Firma die wichtigsten Bereiche und Kollegen vorzustellen und in einem persönlichen Gespräch noch einmal gegenseitige Erwartungen abzugleichen und ihn/sie über die nächsten Schritte zu informieren. Auch hier hilft die Checkliste sich darauf vorzubereiten und nichts zu vergessen. Neue Mitarbeiter sind am ersten Arbeitstag unsicher und dementsprechend empfindlich in Ihrer Wahrnehmung. Je angenehmer und professioneller der erste Tag empfunden wird umso besser!

3) Begleitung durch gezieltes Mentoring-System

Neben klaren und vielleicht sogar niedergeschriebenen „Hausregeln“ gibt es eine Vielzahl an unternehmensbedingten Werten und Normen. Ein erfahrener Mentor unterstützt den /die neue/n Mitarbeiter oder Mitarbeiterin, sich mit der gelebten Kultur vertraut zu machen. Er informiert über wichtige Personen, Informationsquellen oder Kommunikationswege im Unternehmen und erklärt die Strategie und Ausrichtung des Unternehmens.

4) Der 1. Monat:

Speziell im ersten Monat kommt es darauf an, den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin Schritt für Schritt in den neuen Arbeitsbereich einzuführen, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen und ihm/ihr damit wesentliche Orientierung zu geben. Ein schriftliches Traineeprogramm ist hier sehr hilfreich! Wirtschaftscoaches können bei eventuellen Problemen eingebunden werden und so frühzeitig eventuelle Missverständnisse klären.

5) Die ersten 90 Tage:

Einer der wichtigsten Motivationsfaktoren für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist es einen sinnvollen Beitrag zum Unternehmen zu erbringen. Die gelingt wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Zusammenhänge innerhalb des Unternehmens verstehen und Ihren Beitrag dazu auch einschätzen können. Daher gehört das Kennenlernen anderer Bereiche (Job Rotation), die Erklärung der Zusammenhänge im Unternehmen, das Einbinden in (bereichsübergreifende) Projekte und z. B. die Teilnahme bei Kundenterminen zur gelungenen Integration dazu! Onboarding-Prozesse sind so unterschiedlich wie Arbeitgeber selbst. Während die einen auf „softe“ Starts für neue Mitarbeiter setzen, stehen bei anderen am Tag 1 bereits erste Projekte auf dem Plan.

Andreatta Consulting unterstützt Unternehmen dabei Ihr ganz persönliches Onboardingkonzept zu erstellen, damit sich Ihre neuen MitarbeiterInnen von Anfang an willkommen und aufgenommen fühlen und Ihnen somit für lange Zeit Ihr volles Potential zu Verfügung stellen.

Information zum Unternehmen:

Das Unternehmen ist ein Autohändler mit Werkstätte und beschäftigt aktuell 21 Mitarbeiter.

Ausgangssituation:

Das Unternehmen ist sehr erfolgreich und zeichnet sich durch eine sehr hohe Kundenorientierung und Servicefreundlichkeit aus. Intern ist das Betriebsklima sehr kollegial und Mitarbeiterfreundlich. Das Unternehmen ist klar strukturiert und die Aufgabenbereiche eindeutig zugeordnet. Dennoch kommt es immer wieder vor, dass Aufträge nur mit extremen Aufwand und Stress bewältigt werden. Die Geschäftsführung sieht den Grund dafür in der Führung der Werkstätte.

Zielsetzung:

Im Zuge eines Impuls-Workshops wurden Mitlieder der Geschäftsleitung, der Werkstattleiter und der Kundendienstberater interviewt. Dabei wurden neben dem Thema „Führung“ auch das Thema „Kommunikation“ als Schlüsselfaktoren identifiziert.

In einem gemeinsamen Workshop wurden folgende Zielfragen bearbeitet:

1.      Wie können wir die Aufträge (=Kundenwünsche) mit weniger Stress bewältigen und unsere Kapazitäten besser nützen?

2.      Wie können wir die Kommunikation im Unternehmen verbessern?

In dem sehr konstruktiven Workshop wurden jene Punkte klar angesprochen, die zu dem erwähnten Stress führen. Sehr Hilfreich war ein Besuch des Workshop Teams Vor Ort in der Werkstätte! Hier wurde deutlich, dass im Laufe der Jahre bewährte Abläufe und Führungsinstrumente nicht mehr angewendet wurden. Das führte dazu, dass der Werkstattleiter zu oft selbst mit Aufträgen beschäftigt war, seine Mitarbeiter nicht effizient einsetzte und zu wenig Zeit für Hilfestellung und Kontrolle hatte.

Im Bereich der Kommunikation wurde festgestellt, dass die regelmäßigen Meetings der Führungskräfte nicht mehr stattfanden und somit das gegenseitige Feedback fehlte.

Auch mit den Mitarbeitern wurde zu wenig gesprochen.

Umsetzung:

Im Zuge des Workshops wurden Maßnahmen beschlossen, die eine Verbesserung bewirken sollen. Da gerade eine „Auftragswelle“ vor der Tür stand – es war Herbst und die Reifenwechselzeit bedingt einen erhöhten Arbeitsbedarf bei den Autofirmen – wurde auf eine rasche Umsetzung der Maßnahmen Wert gelegt.

Es gab nach dem Workshop gleich eine Ansprache durch den Geschäftsführer und die Führungskräfte an die Mitarbeiter, dass mit einem erhöhten Arbeitsaufwand zu rechnen ist und die Mitarbeiter gebeten werden sich darauf einzustellen und ihren Beitrag zu leisten. Diese Ansprache wurde von der Belegschaft sehr gut aufgenommen.

Daher werden in Zukunft zweimal im Jahr, jeweils im Oktober und April VOR dem großen An-sturm (Reifenwechselzeit) diese Ankündigungen gemacht. So werden alle Mitarbeiter mental auf eine erwartete Mehrarbeit eingestimmt.

Es wurde auch erstmals ein 10 tägiger Weihnachtsurlaub für alle Mitarbeiter angekündigt. Dies könnte eine besondere Motivation sein, da ein positiver Ausblick angeboten wird.

Zum Thema Führung wurde seitens der Werkstattleitung eine tägliche „Früh- und Abendbesprechung“ mit seinen Mitarbeitern eingeführt. In der Früh werden alle geplanten Aufträge den Mitarbeitern zugeordnet und in einem Planboard gesteckt. Diese Aufträge werden von den Mitarbeitern selbständig abgeholt! Somit weiß jeder Mitarbeiter wie viel Arbeit er an diesem Tag zu bewältigen hat und kann die Zeit besser einteilen. Dadurch hat der Werkstattleiter mehr Zeit für laufende Kontrollen. Vor der Maßnahme hat der Werkstattleiter die Aufträge einzeln den Mitarbeitern übergeben.

Ergebnisse:

Nach einem Monat wurde ein Review durchgeführt und folgende Ergebnisse wurden berichtet:

• Es wurden im vergangenen Monat ca. 300 Stunden mehr gemacht wie im Monat davor!

• Es gibt weniger Stress und Diskussionen.

• Die Mitarbeiter akzeptieren die neuen Regeln.

• Die Rauchpausen haben sich reduziert.

• Die Mitarbeiter haben die Gelegenheit sich mental auf Mehrarbeit einzustellen.

• Der Werkstattleiter sieht seinen neuen Führungsstil positiv.

• Er hat mehr Überblick.

• Er delegiert mehr.

• Er hat mehr Zeit für Kommunikation, Hilfestellung und Kontrolle

Außerdem wurde das 14-tägige Führungskräftemeeting wieder eingeführt!

Dieser wird auch von den Mitarbeitern als Vertrauensperson gesehen und trägt dazu bei, die Kommunikation bei schwierigen Themen konstruktiv zu begleiten.

Gerade im Baugewerbe ist der Mitarbeiter neben der harten Arbeit auch dem rauen Klima ausgesetzt. Gegen Ende der Saison fällt die Motivation schon schwer.

Aufgabenstellung: Wie kann das Team über die Zeit am Ende der Saison noch motiviert werden?

Lösung: In sehr offenen Einzelgesprächen wurde die generelle Situation im Unternehmen besprochen und speziell die Motivation am Ende der Saison angesprochen. Aufgrund der sehr konstruktiven Gespräche mit den Mitarbeitern hatte der Geschäftsführer sofort einige Ideen, wie er seiner Mannschaft leichter über die "schwierige Zeit" helfen kann.

(Impulsvortrag im Rahmen der Veranstaltungsreihe "Ihr Werkzeug zum Erfolg" der Expertsgroup Wirtschaftstraining und Coaching der WKO)

Anzeichen für einen Engpaß beim Chef zeigen sich einerseits bei der Führungskraft selbst:

> man fühlt sich für alles zuständig.

> man beklagt sich über mangelnde Sebstverantwortung bei den Mitarbeitern.

> man bleibt länger als alle anderen

> man kommt nicht zu seinen "eigentlichen Aufgaben"

andererseits spüren auch die Mitarbeiter und die Organisation diesen Engpaß:

> Entscheidungen werden nicht getroffen

> der Chef ist immer öfter unpünktlich

> Termine werden verschoben

> die Fehlerhäufigkeit steigt

Wenn diese Anzeichen sichtbar werden ist man als Chef meist schon in einem Teufelskreis gefangen. Professionelle Unterstützung von Andreatta Consulting zeigt Ihnen Wege aus diesem Dilemma.